Ich bin keine flexible Person. Ganz und gar nicht. Im Gegenteil. Wenn nicht alles nach meinem täglichen Plan läuft, dann gerate ich schnell in ein Chaos und fühle mich hilflos und unnötig gestresst. In Situationen, die flexiblen Personen vielleicht überhaupt keine Mühe bereiten würden, fühle ich mich überfordert und wünsche mir Sicherheit Planbarkeit zurück. Dann habe ich begonnen, eine grosse Firma in der Baubranche aufzubauen und zu führen, und musste schnell merken, dass Pläne täglich über den Haufen geworfen werden und die Arbeitsplanung, die Priorisierung und die anfallenden Aufgaben viel Flexibilität erfordern. Das war mir zuvor nicht bewusst gewesen und auch nie in diesem Ausmass begegnet. Gerade am Anfang habe ich sehr darunter gelitten. Diejenigen unter euch, liebe Leserinnen, die ebenfalls gerne strukturiert und geplant arbeiten, werde mir nachfühlen können. Doch es gab einige Techniken, die mir geholfen haben, flexibler zu werden, und es mir nicht mehr so sehr zu Herzen zu nehmen, wenn meine Pläne über den Haufen geworfen worden.
Tief durchatmen
Es klingt sehr banal, aber die Anweisung, tief durchzuatmen, bevor du dich einer Situation stellst, wird dir helfen, flexibler zu werden. Es ist in Ordnung, dich erstmal zurückzulehnen, wenn du merkst, dass deine Pläne wieder einmal von einer Sekunde auf die andere komplett über den Haufen geworfen werden. Ich weiss, dass sich das sehr belastend anfühlen kann und ein grosses Mass an Hilflosigkeit hervorruft. Da gibt es viele Faktoren, die für eine solche Challenge an deine Flexibilität verantwortlich sein können, wie zum Beispiel in meiner früheren Tätigkeit die verspätete oder falsche Ankunft von Material oder so simpler Faktoren wie das Wetter. Das konnte einen ganzen Tag, manchmal eine ganze Woche, komplett auf den Kopf stellen und mich als organisierten Planungsfreak sehr herausfordern. Doch mir half es, jedes Mal, wenn so etwas passierte, erst mal tief durch zu atmen, und mir die Situation einen Moment lang durch den Kopf gehen zu lassen. Denn wenn ich in etwas gut war, dann war es darin, Lösungen für Probleme zu finden. Es lohnt es sich nicht, sich über solche Sachen aufzuregen, denn damit geht die Hälfte der Energie bereits verloren. Diese kann man viel gescheiter einsetzen, um eine neue Lösung für die Situation zu finden, in der man sich nun befindet. Es ist auch in der Geschäftswelt, ebenso wie in deinem Privatleben durchaus erlaubt, ab und an einfach tief durch zu atmen, bevor man sich dafür entscheidet, sich über eine Situation aufzuregen.
Muss es tatsächlich meine Pläne über den Haufen werfen?
Diese Frage darfst du dir ruhig stellen. Kunden, Angestellte, Freunde und Familienmitglieder, sie alle werden ihre Anliegen so darstellen, als ob sie unaufschiebbar und unglaublich wichtig wären. Einige davon sind es, andere weniger. Du bist durchaus in der Position, selbst zu entscheiden, wann du all deine Pläne über den Haufen wirfst, und wann eben nicht. Bevor du also Energie aufbringst, dich aufzuregen und nach einer neuen Lösung zu suchen, mach dir kurz Gedanken, ob das überhaupt notwendig ist, oder ob diese Aufgabe oder dieses Problem nicht auch später in die Planung einbringen lässt, ohne dass zuvor alles neu organisiert werden muss. Verlasse dich dabei ausschließlich auf deine eigenen Empfindungen, Alle, die mit einer Bitte zu dir kommen, werden es so darstellen, als ob es unglaublich wichtig ist und auf keinen Fall aufgeschoben werden kann. Wenn es aber tatsächlich so ist, wird dein Gegenüber eine andere Lösung dafür finden und dich danach immer noch genauso toll finden. Nicht immer die Aufgaben, die du zu erledigen hast, müssen hinten anstehen. Denn dann bist du diejenige, deren Arbeitstag noch länger dauert oder die keine Kraft mehr hat, sich Abends vergnüglichen Aktivitäten zu widmen. Natürlich erfordert auch diese kurze Selbstreflektion ein gewisses Mass an Flexibilität und gibt dir die Möglichkeit, deinen Arbeitsalltag oder auch deine private Tagesplanung, noch einmal kurz zu überdenken. Dabei wirst du lernen, herauszufinden, welche Ideen aufgeschoben werden können und bei welchen es gar nicht schlimm ist wenn sie liegenbleiben. Erlaube dir, diese Zeit für dich zu nehmen, denn die Zeit die du dabei verlierst, wenn du deine Tagesplanung neu machen musst, ist einiges mehr und gibt dir niemand wieder.
Sei auf Notfälle vorbereitet
Notfälle gibt es. Wenn du dir die Zeit nimmst, über alle anfallenden Anliegen und Probleme nachzudenken, die spontan auf deinem Tisch landen, dann wirst du sehr schnell wissen, was ein Notfall ist und was eben nicht. Dennoch rate ich dir, besonders je mehr du gebunden bist, Pläne für den Notfall zu entwickeln. Das kann eine Kontaktliste sein, das kann eine Reihe von Szenarien sein, das musst du für dich wissen. Beispielsweise habe ich ein Kind. Es befindet sich zu verschiedenen Zeiten in der Woche in eine Spielgruppe und bei einer Tagesmama, während ich arbeite. Es gibt eine Liste von Personen, die die Kontakte dieser Plätze haben und auch genau wissen, zu welchem Zeitpunkt sich mein Kind wo befindet. Ebenso sind an beiden Orten, wo er sich aufhält, Vollmachten für diese Personen hinterlegt, so dass sie im Notfall dort mein Kind abholen und zu sich nehmen könnten. Ebenso gibt es eine Notfalltasche, in der alles drin ist, damit er ein paar Stunden versorgt ist, umgezogen werden könnte und sogar einige wichtige Snacks zur Hand hätte, wenn ich ihn aus irgendeinem Grund nicht selbst abholen könnte oder er zu einer diese Kontaktpersonen müsste. Natürlich sind das alles Personen, die er gut kennt, und bei denen ich weiss, dass ich mich auf sie verlassen kann. Wenn bei mir also etwas unvorhergesehenes dazwischen kommt, muss ich mir keine Sorgen machen und weiss ihn trotzdem gut versorgt.
Das gleiche kannst du auch im Geschäft machen. Zum Beispiel kannst du dir einen Angestellten aussuchen, der dein Telefon übernehmen kann, wenn du notfallmässig weg musst Ebenso macht es auch Sinn bei Kundenaufträgen immer mindestens eine Alternative mit dabei zu haben, die ebenfalls dort einspringen könnte, falls den eigentlich zugeteilten Mitarbeitern etwas dazwischen kommen würde. Wenn niemand eine Ahnung hat, was die Wünsche des jeweiligen Kunden sind, dann kannst du schlecht eine Vertretung anbieten und es besteht die Möglichkeit, dass du den Kunden verlierst. Mit diesem Vertretungs-Plan kannst du auch krankheitsbedingten Ausfällen viel gelassener entgegenblicken. Wenn du solche Notfalllisten hast, wirst du merken, dass du auch flexibler auf allfällige Änderungen reagieren kannst. Weisst du, dass jemand da ist, der über deine Arbeit Bescheid weiss und das Telefon bedienen kann, erlaubst du dir vielleicht sogar mal einen Fehltag, wenn du dich nicht wohl fühlst. Genau das fehlt nämlich vielen Selbstständigen, unflexibel können Sie sich nicht aus dem Tagesgeschäft rausnehmen. Irgendwann folgt eine ernsthafte Erkrankung und gezwungenermassen die Ruhe, die zuvor vonnöten gewesen wäre.
Nimm Veränderungen an
Das hört sich ein bisschen esoterisch an, aber ich habe immer wieder gelernt und möchte das auch betonen: Unflexibel auf eine Veränderung zu reagieren, die du nicht aufhalten kannst, kostet dich sehr viel Kraft und Energie. Dich zu ärgern ist meist der grössere Aufwand, als das Umplanen der Situation. Aus diesem Grund mein Ratschlag: Lebe damit, dass Änderungen passieren. Du begegnest ihnen viel entspannter, wenn du quasi mit ihnen im Reinen bist, bevor sie dich wirklich treffen. Natürlich sind die oben genannten Punkte total wichtig, denn manchmal ist es weder nötig, Veränderungen zu akzeptieren und deine Pläne über den Haufen zu werfen, noch ist es nötig, dich mit ihnen auszusöhnen.
Rechne mit Veränderungen
Das ist beinahe dasselbe wie oben und ich empfehle deswegen nicht eine Habacht-Stellung, bei der du ständig gespannt am Schreibtisch sitzt und jedes Mal wenn das Telefon klingelt, zusammenzuckst. Ich meine mehr, dass du auch immer ein bisschen Zeit einplanen kannst und damit viel weniger aus dem Plan kommst, wenn eine Veränderung auftritt.
Wie gehst du um mit unerwarteten Ereignissen? Wie flexibel bist du? Ich bin gespannt auf deine Meinung und deine Tipps zum Thema!
